Автоматизация процесса формирования накладных является важным аспектом для многих бизнесов, особенно тех, кто связан с оптовой торговлей, логистикой и складскими операциями. Ручное заполнение накладных отнимает много времени, увеличивает риск ошибок и затрудняет ведение точного учета. Создание шаблона для автоматического формирования накладных поможет значительно упростить этот процесс, повысить скорость обработки данных и качество документооборота.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как создать такой шаблон на примере популярных инструментов, какие данные необходимо учитывать, а также какие технические и организационные нюансы стоит учесть для успешного внедрения системы автоматизации.

Подготовительный этап: анализ требований к накладной

Перед тем, как приступать к созданию шаблона, важно четко определить структуру и содержание накладной. Накладная — это документ, подтверждающий факт передачи товара от продавца к покупателю, поэтому в ней должны быть отражены все необходимые реквизиты и данные.

Обязательно выясните, какие поля должны присутствовать в накладной, какие данные обязательны, а какие — дополнительные. Это позволит предотвратить незаполненность и ошибки в итоговом документе.

Основные элементы накладной

• Реквизиты сторон: наименование продавца и покупателя, юридические адреса, ИНН, контактные данные.
• Информация о товаре: наименование, количество, единицы измерения, цена, сумма.
• Дата и номер накладной: уникальный номер документа и дата его оформления.
• Подписи ответственных лиц: для подтверждения передачи товара.
• Дополнительные поля: условия доставки, способ оплаты, комментарии и прочие необходимые данные.

Особенности и стандарты оформления

Для разных компаний и отраслей требования к накладным могут отличаться. Например, при работе с определенными товарами или при экспорте могут понадобиться дополнительные данные, такие как код ТН ВЭД или специфические сертификаты. Также стоит учитывать законодательные требования к оформлению первичных документов.

Подготовка шаблона с учетом всех нужных критериев поможет избежать дорогостоящих ошибок и обеспечит прозрачность учета.

Выбор инструмента для создания шаблона

Для автоматического формирования накладных можно использовать различные программные продукты и сервисы. Выбор зависит от доступных ресурсов, объёмов данных, интеграции с другими системами и уровня автоматизации.

Рассмотрим наиболее популярные варианты, их преимущества и ограничения.

Табличные процессоры (Excel, Google Sheets)

Excel и Google Sheets — удобный и простейший способ создания шаблона накладной с автоматизацией за счет формул и макросов. Они позволяют быстро настраивать таблицы, использовать автоматический подсчет сумм, создавать выпадающие списки и применять условное форматирование.

Макросы и скрипты могут автоматизировать генерацию уникального номера накладной, формирование даты, экспорт документа в формат PDF и даже отправку по электронной почте.

Специализированные программы и системы учёта

Для более комплексного решения подходят ERP-системы и специализированное программное обеспечение для управления складом и торговлей, например, 1С, SAP, Bitrix24. Такие системы изначально содержат функционал для формирования и печати накладных, а также позволяют интегрироваться с бухгалтерией и складами.

Недостаток — необходимость обучения персонала и более сложная настройка, а также более высокая стоимость.

Онлайн-конструкторы и сервисы автоматизации

Существуют онлайн-сервисы, позволяющие создавать шаблоны документов с возможностью подстановки данных из таблиц и баз данных. Это удобно для небольших компаний без штатного IT-поддержки.

Однако ограничение данных инструментов чаще всего — ограниченный функционал и зависимость от интернет-соединения.

Создание шаблона накладной в Excel: пошаговое руководство

Рассмотрим детально процесс создания шаблона накладной на примере Excel, так как этот инструмент доступен большинству пользователей и обладает достаточными возможностями для автоматизации.

ШАГ 1: Оформление структуры документа

• Создайте таблицу, в которой определите зоны для реквизитов продавца и покупателя.
• Добавьте поле для даты и номера накладной — их можно будет автоматически заполнять с помощью формул или макросов.
• Отведите область для списка товаров: наименование, артикул, количество, цена, итог.
• Добавьте итоговые поля: общая сумма, налог, сумма к оплате.

Позиция	Наименование товара	Код товара	Количество	Цена за единицу	Сумма
1	Пример товара 1	00123	10	500	=D2*E2 (формула)
2	Пример товара 2	00456	5	1200	=D3*E3 (формула)

ШАГ 2: Использование формул для автоматического подсчёта

Основная задача — автоматическое вычисление сумм по каждой позиции и итоговой суммы документа.

1. В столбце «Сумма» используйте формулу умножения количества на цену (например: =D2*E2).
2. Внизу таблицы добавьте ячейку с суммой всех позиций с помощью функции СУММ (например: =СУММ(F2:F10)).
3. При необходимости добавьте расчет НДС, используя формулу, наподобие: =F11*0.2 (если ставка НДС 20%).
4. Итоговая сумма — сумма с НДС.

ШАГ 3: Автоматизация нумерации и даты с помощью VBA (макросов)

Для удобства можно настроить автоматическое заполнение даты текущим числом и формирование уникального номера накладной в формате, например: «НАК-20240519-001».

Пример простого макроса на VBA для вставки текущей даты:

Sub InsertDate()
  Range("B2").Value = Date
End Sub

Для создания уникального номера можно добавить макрос, который будет увеличивать число счётчика при каждом сохранении документа, сохраняя последний номер в скрытой ячейке или отдельном файле.

Интеграция шаблона с базой данных и автоматизация ввода данных

Для повышения эффективности шаблон можно связать с внешними источниками данных: базами SQL, CSV-файлами, CRM-системами. Это позволяет автоматически подгружать сведения о товарах, клиентах и заказах.

В Excel это реализуется с помощью функций импорта данных или макросов, которые автоматически обновляют содержимое листа в соответствии с актуальной информацией.

Использование Power Query

Power Query — мощный инструмент Excel для подключения к различным источникам данных и их обработки. С его помощью можно настроить импорт таблиц товаров, заказов и клиентов, а затем использовать эти данные для формирования накладной.

Автоматический ввод данных и проверка ошибок

• Используйте выпадающие списки для выбора товаров и клиентов (через функцию «Проверка данных»).
• Настройте условное форматирование для предупреждения о некорректном вводе (например, отрицательные количества).
• Подключите макросы для проверки полноты заполнения необходимых полей перед сохранением или печатью.

Печать и экспорт накладных

После формирования накладной важно правильно оформить печатную версию документа. В Excel можно настроить область печати, добавить шапку и подвал, включить номера страниц и дату.

Для удобства распространения накладных часто требуется экспортировать документ в формат PDF, который легче пересылается по электронной почте и не позволяет редактировать содержимое.

Настройка области печати

Выделите область с накладной, перейдите в меню «Разметка страницы» и выберите «Установить область печати». Проверьте предварительно макет, чтобы документ корректно помещался на страницах.

Экспорт в PDF

В Excel встроена функция сохранения листа в PDF: в меню «Файл» выберите «Сохранить как» и установите тип файла PDF. При необходимости можно также настроить качество и количество страниц.

Рекомендации по внедрению и эксплуатации шаблона

Создание шаблона — только первый шаг. Для эффективной работы системы нужно правильно организовать эксплуатацию и обновление шаблона.

Обучите сотрудников работе с шаблоном, объясните последовательность действий и важность точного заполнения данных. Настройте регулярное резервное копирование файлов и контроль версий.

Также не забывайте регулярно обновлять шаблон с учетом изменений в законодательстве, структуре товаров и бизнес-процессах.

Заключение

Создание шаблона для автоматического формирования накладных существенно повышает скорость и качество работы с сопутствующей документацией, снижает риск ошибок и облегчает ведение учета. Правильный подход начинается с анализа требований, выбора подходящего инструмента и грамотного проектирования структуры документа.

Использование Excel и подобных табличных процессоров подходит для малого и среднего бизнеса, предоставляя гибкость и возможности автоматизации с помощью формул и макросов. В более сложных случаях целесообразно рассмотреть специализированные программы и интеграцию с учетными системами.

Регулярное сопровождение шаблона, обучение персонала и контроль качества данных обеспечат стабильную работу и позволят сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на рутинных операциях.

Как выбрать подходящий формат шаблона для автоматического формирования накладных?

Выбор формата шаблона зависит от используемой системы учета и требований к документу. Чаще всего применяются форматы Excel, Google Sheets или специализированные шаблоны в ERP-системах. Важно учитывать возможность автоматического импорта данных и удобство редактирования шаблона.

Какие данные необходимо включить в шаблон для корректного формирования накладных?

В шаблон следует включить основные реквизиты: наименование товаров, количество, цена за единицу, общая сумма, дата и номер накладной, данные поставщика и покупателя, а также условия доставки. Это обеспечит полноту и точность сформированных документов.

Как автоматизировать процесс заполнения шабона данными из учетной системы?

Автоматизация осуществляется с помощью интеграции шаблона с базой данных или использованием макросов и скриптов, которые подтягивают информацию напрямую из учетной системы. Это позволяет минимизировать ошибки и ускорить процесс формирования накладных.

Какие существуют инструменты для проверки корректности данных в шаблоне накладных?

Для проверки данных можно использовать встроенные функции в Excel или Google Sheets, например, проверку данных (Data Validation), сводные таблицы, а также сторонние скрипты и плагины, которые автоматически выявляют ошибки и некорректные значения перед отправкой документа.

Как настроить автоматическую печать и отправку накладных после их формирования?

После формирования накладной можно настроить автоматическую печать с помощью макросов или встроенных функций печати. Для отправки документа по электронной почте применяются интеграции с почтовыми клиентами или API-сервисы, что позволяет оперативно направлять накладные получателям без дополнительных действий пользователя.